Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng và khai thác phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

Theo đó, các cơ quan, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm quản lý, vận hành và khai thác phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tỉnh Nghệ An (phần mềm), gồm: Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; các ban, chi cục và các đơn vị sự nghiệp thuộc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã; cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) và người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP ngày 30/12/2022 về hợp đồng đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập.

Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC và người lao động là bộ công cụ dùng để phục vụ cho việc quản lý và khai thác các thông tin về hồ sơ CBCCVC và người lao động được triển khai thống nhất trên địa bàn tỉnh. Hồ sơ dữ liệu của CBCCVC và hợp đồng lao động được lưu trữ trên hệ thống phần mềm điện tử. Địa chỉ truy cập phần mềm tại https://cbccvc.nghean.gov.vn.

Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền sử dụng CBCCVC và người lao động có trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ, dữ liệu CBCCVC và người lao động của cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn theo đúng quy định. CBCCVC và người lao động có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do CBCCVC và người lao động kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý, sử dụng CBCCVC và người lao động xác minh, chứng nhận. Thông tin về hồ sơ CBCCVC và người lao động đã được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với hồ sơ giấy đang được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

Hồ sơ CBCCVC và người lao động phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác; được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC và người lao động đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ CBCCVC và người lao động. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ CBCCVC và người lao động. Việc cập nhật và quản lý thông tin hồ sơ CBCCVC và người lao động trên phần mềm của các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo các quy định của quy chế này.

Theo Quy chế, các hành vi bị nghiêm cấm gồm: Cung cấp thông tin không chính xác sai lệch với hồ sơ giấy hiện đang quản lý; truy cập trái phép hoặc cố ý nâng quyền truy cập vào phần mềm; sử dụng thông tin dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trên phần mềm vào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước; cung cấp hoặc để lộ tên và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm cho cá nhân, tổ chức không được giao quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng,...

Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm

Cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC và người lao động. Sở Nội vụ được sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để cấp, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị được phân cấp về công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu CBCCVC và người lao động.

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu phân cấp tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được đề nghị cấp bổ sung. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành và khai thác phần mềm có trách nhiệm bảo quản, đảm bảo an toàn về tài khoản người dùng cũng như bảo mật thông tin hồ sơ, dữ liệu cho cơ quan, đơn vị.

Nội dung quản lý, vận hành và khai thác phần mềm, gồm: Cập nhật và hiệu chỉnh quản lý hồ sơ CBCCVC và người lao động; Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn.  Báo cáo, thống kê và kết xuất thông tin theo các tiêu chí tùy chọn; Quản lý biên chế của các cơ quan, đơn vị; Quản lý đào tạo và bồi dưỡng; Quản lý khen thưởng và kỷ luật. Quản lý lương, phụ cấp; Quản lý quá trình công tác,...

Danh mục thông tin quản lý, gồm: Danh mục thông tin chung; Danh mục thông tin biên chế, hợp đồng; Danh mục thông tin công tác; Danh mục thông tin lương; Danh mục thông tin đào tạo, bồi dưỡng; Danh mục thông tin khen thưởng, kỷ luật,…

Quy chế này cũng đã quy định cụ thể quy trình lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc quản lý, vận hành và khai thác phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động,...